Terms (Template)

What to expect:
I observe your system in action.
I surface and mediate conflict early.
I deliver documented insights and interventions we iterate together.

Slow and steady.
Coherence over speed.

This Services Agreement (“Agreement”) is entered into between:

Client:
[Legal entity name]
[Address]
represented by [Name, Title]

and

Provider:
Alex Wolf (“Provider”)
contact:
📧 alex@systemic.engineer

Effective date: [YYYY-MM-DD]

This Agreement defines a regulated, non-extractive collaboration.
Language is load-bearing.

1. Purpose and Scope

The Provider supports the Client in maintaining coherence under load in socio-technical systems.

This includes:

autonomous observation of the Client’s system in action (meetings, rituals, incidents, decision paths)
participation where useful (facilitation, mediation, design sessions, incident/postmortem support)
written, documented insights and recommendations (“Insights”)
design of targeted interventions to reduce friction and stabilize decision-making

This is upstream work:
before tech debt hardens,
before conflict escalates,
before failure modes repeat.

2. How the Work Works (Operating Protocol)

The collaboration runs in iterative cycles:

Goal clarification
We clarify goals, constraints, success signals, and non-goals.
Observe the system
We observe real behavior under real constraints and distill patterns.
Design interventions
We design targeted interventions to reduce friction and improve coherence.
Review & iterate
We review effects, integrate learnings, and adjust.

The Provider may propose changes to meeting structure, interfaces, decision protocols, and communication architecture.
The Client retains final decision-making authority.

3. Capacity and Availability

The Provider works on a capacity allocation model.

Maximum total workload: 20 hours/week
Client allocation: [__]% of weekly capacity
(Example: 25% ≈ 5h/week, 50% ≈ 10h/week, 75% ≈ 15h/week)

Schedule and rhythms (weekly / biweekly) will be agreed in writing (email is sufficient).

The Client agrees to provide access, context, and timely responses as required to keep the system coherent.

4. Fees and Payment

Rates:
Hourly rates are provided upon request and confirmed in writing before work starts.

Invoicing:
[monthly / biweekly], payable within [14] days of invoice date.

Longer commitments:
Reduced rates may apply for longer commitments (e.g., 3+ months).
Discounts are valid only if confirmed in writing.

Expenses:
Pre-approved, documented expenses (if any) are billed at cost.

5. Term, Renewal, Termination

Initial term: [e.g., 3 months] starting on the Effective date.

Renewal: By mutual agreement in writing.

Termination for convenience: Either party may terminate with [14/30] days notice in writing.

Termination for cause: Immediate termination is possible in case of material breach (e.g., non-payment, unlawful conduct, severe trust breach).

Upon termination:

the Client pays for all work performed up to the termination date
ongoing commitments are unwound in a regulated manner where reasonably possible

6. Deliverables, Documentation, and IP

6.1 Documented Insights

The Provider will produce documented insights in a form appropriate to the engagement, e.g.:

written summaries
system maps
decision logs
intervention proposals
retrospective/postmortem analyses
communication protocols

6.2 Rights Transfer (Client)

Upon full payment, all rights of use (and where applicable ownership) to the engagement-specific written deliverables created for the Client (“Client Deliverables”) are transferred to the Client for unlimited use.

6.3 Provider Background IP

The Provider retains all rights to pre-existing materials, methods, frameworks, templates, and know-how (“Background IP”), including Systemic Engineering concepts, language, and models.

If Background IP is embedded in Client Deliverables, the Client receives a non-exclusive, perpetual license to use it internally for its own operations.

7. Confidentiality

Both parties agree to treat all non-public business, technical, and organizational information as confidential.

Confidential information may be disclosed only:

to those who need it for the engagement,
under confidentiality obligations,
or where legally required.

This obligation survives termination.

8. Case Studies and Publication (Anonymized)

The Provider reserves the right to publish anonymized learnings and case studies derived from the engagement on systemic.engineering (often members-only), for educational and professional purposes.

Constraints:

no publication of names, identifiers, proprietary details, or confidential information
anonymization aims to prevent re-identification by a reasonable third party
publication will not include client-specific sensitive data (e.g., metrics, internal incidents) unless explicitly approved in writing

Client opt-out:
The Client may opt out of case study publication by written notice at any time.
Opt-out applies going forward and does not affect already published materials unless separately agreed.

9. Boundaries, Safety, and Ethics

This is not psychotherapy, medical care, or legal counsel.
The work focuses on systems, communication, decision-making, and organizational dynamics.

The Provider may refuse or stop work if:

the engagement becomes coercive or abusive,
illegal activity is requested,
confidentiality boundaries are violated,
or the system conditions make coherent work impossible.

In such cases, the Provider will communicate constraints and propose a regulated off-ramp where feasible.

10. Liability

The Provider performs services with professional care.
However, outcomes depend on the Client’s system, constraints, and decisions.

To the extent permitted by law:

liability is limited to intent and gross negligence
for simple negligence, liability is limited to material contractual duties and foreseeable typical damage
total liability is capped at fees paid under this Agreement in the preceding [3] months

11. Data Protection

Both parties will comply with applicable data protection laws (e.g., GDPR).
If processing personal data on behalf of the Client occurs in a way that requires a Data Processing Agreement (DPA), the parties will conclude one.

12. Miscellaneous

Independent contractor:
The Provider is an independent contractor, not an employee.

No assignment:
Neither party may assign this Agreement without the other party’s written consent, except in connection with a merger/acquisition.

Governing law and venue:
[Germany / State], venue: [City], unless mandatory law provides otherwise.

Entire agreement:
This Agreement and written addenda constitute the entire agreement.
Changes must be made in writing (email sufficient).

German

Diese Vereinbarung („Vereinbarung“) wird geschlossen zwischen:

Auftraggeber:
[Rechtliche Einheit]
[Adresse]
vertreten durch [Name, Rolle]

und

Anbieter:
Alex Wolf („Anbieter“)
Kontakt:
📧 alex@systemic.engineer

Gültig ab: [YYYY-MM-DD]

Diese Vereinbarung beschreibt eine regulierte, nicht-extraktive Zusammenarbeit.
Sprache ist last-tragend.

1. Zweck und Umfang

Der Anbieter unterstützt den Auftraggeber dabei,
Kohärenz unter Last in sozio-technischen Systemen aufrechtzuerhalten.

Dazu gehören insbesondere:

autonome Beobachtung des Systems im Betrieb
(Meetings, Routinen, Incidents, Entscheidungswege)
gezielte Teilnahme, wo sinnvoll
(Facilitation, Mediation, Design-Sessions, Incident-/Postmortem-Begleitung)
schriftlich dokumentierte Erkenntnisse und Empfehlungen („Insights“)
Entwurf gezielter Interventionen zur Reduktion von Reibung und Eskalation

Dies ist Upstream-Arbeit:
vor Tech Debt,
vor Burnout,
vor sich wiederholenden Ausfallmustern.

2. Arbeitsweise (Operating Protocol)

Die Zusammenarbeit erfolgt iterativ:

Ziel- und Rahmenklärung
Klärung von Zielen, Constraints, Erfolgskriterien und expliziten Nicht-Zielen.
Systembeobachtung
Beobachtung realen Verhaltens unter realen Bedingungen und Verdichtung von Mustern.
Interventionsdesign
Entwurf gezielter Interventionen zur Verbesserung von Kohärenz und Entscheidungsfähigkeit.
Review & Iteration
Wirkung prüfen, integrieren, nachschärfen.

Der Anbieter kann Änderungen an Meeting-Strukturen, Schnittstellen, Entscheidungsprotokollen und Kommunikationsarchitektur vorschlagen.
Die finale Entscheidungshoheit verbleibt beim Auftraggeber.

3. Kapazität und Verfügbarkeit

Der Anbieter arbeitet auf Basis einer Kapazitätszuweisung.

Maximale Gesamtarbeitszeit: 20 Stunden / Woche
Zuweisung für den Auftraggeber: [__] % der Wochenkapazität
(z. B. 25 % ≈ 5 h, 50 % ≈ 10 h, 75 % ≈ 15 h)

Rhythmus und Termine (wöchentlich / zweiwöchentlich) werden schriftlich vereinbart (E-Mail ausreichend).

Der Auftraggeber stellt die notwendige Zugänglichkeit, Kontextinformationen und zeitnahe Rückmeldungen sicher, um kohärentes Arbeiten zu ermöglichen.

4. Vergütung

Stundensätze:
Werden auf Anfrage mitgeteilt und vor Beginn schriftlich bestätigt.

Abrechnung:
[monatlich / zweiwöchentlich], zahlbar innerhalb von [14] Tagen nach Rechnungsdatum.

Längere Bindungen:
Für längerfristige Engagements (z. B. ab 3 Monaten) können reduzierte Sätze gelten, sofern schriftlich vereinbart.

Auslagen:
Vorab genehmigte, belegte Auslagen werden zum Selbstkostenpreis berechnet.

5. Laufzeit und Beendigung

Initiale Laufzeit:
[z. B. 3 Monate] ab Gültigkeitsdatum.

Verlängerung:
Im gegenseitigen Einvernehmen, schriftlich.

Ordentliche Kündigung:
Beide Parteien können mit [14/30] Tagen Frist schriftlich kündigen.

Außerordentliche Kündigung:
Fristlos bei schwerwiegender Vertragsverletzung
(z. B. Zahlungsverzug, Rechtsverstöße, gravierender Vertrauensbruch).

Bei Beendigung:

sind alle bis dahin erbrachten Leistungen zu vergüten
laufende Verpflichtungen werden – soweit möglich – geregelt beendet

6. Ergebnisse, Dokumentation und Rechte

6.1 Dokumentierte Erkenntnisse

Der Anbieter erstellt engagement-spezifische Dokumentationen, z. B.:

schriftliche Zusammenfassungen
System- und Entscheidungsmodelle
Entscheidungs- und Beobachtungslogs
Interventions- und Handlungsvorschläge
Retrospektiven / Postmortems
Kommunikations- und Entscheidungsprotokolle

6.2 Rechteübertragung an den Auftraggeber

Nach vollständiger Zahlung gehen die Nutzungs- und ggf. Eigentumsrechte an den engagement-spezifischen Deliverables („Client Deliverables“) uneingeschränkt auf den Auftraggeber über.

6.3 Hintergrund-IP des Anbieters

Vorbestehende Methoden, Modelle, Sprache, Frameworks und Konzepte des Anbieters („Background IP“) verbleiben beim Anbieter.

Soweit Background IP in Client Deliverables enthalten ist, erhält der Auftraggeber ein nicht-exklusives, zeitlich unbegrenztes Nutzungsrecht für interne Zwecke.

7. Vertraulichkeit

Beide Parteien verpflichten sich zur Vertraulichkeit über alle nicht-öffentlichen geschäftlichen, technischen und organisatorischen Informationen.

Weitergabe erfolgt nur:

soweit zur Durchführung erforderlich,
unter Vertraulichkeitsverpflichtung,
oder aufgrund gesetzlicher Pflicht.

Diese Pflicht besteht über das Vertragsende hinaus.

8. Fallstudien und Veröffentlichung (anonymisiert)

Der Anbieter behält sich vor, anonymisierte Erkenntnisse und Fallstudien aus der Zusammenarbeit auf systemic.engineering (oft members-only) zu veröffentlichen.

Dabei gilt:

keine Nennung von Namen, Identifikatoren oder proprietären Details
Anonymisierung verhindert eine Re-Identifikation durch Dritte
keine Veröffentlichung sensibler kundeninterner Daten ohne ausdrückliche Zustimmung

Opt-out:
Der Auftraggeber kann der Veröffentlichung jederzeit schriftlich widersprechen.
Der Widerspruch gilt für zukünftige Veröffentlichungen.

9. Grenzen, Sicherheit und Ethik

Diese Leistung ist keine Psychotherapie, medizinische oder rechtliche Beratung.

Der Fokus liegt auf Systemen, Kommunikation, Entscheidungs- und Organisationsdynamiken.

Der Anbieter behält sich vor, Leistungen abzulehnen oder zu beenden, wenn:

die Zusammenarbeit coerciv oder missbräuchlich wird,
illegale Handlungen verlangt werden,
Vertraulichkeit verletzt wird,
kohärentes Arbeiten strukturell unmöglich ist.

In solchen Fällen werden Grenzen kommuniziert und – soweit möglich – ein geregelter Ausstieg vorgeschlagen.

10. Haftung

Der Anbieter erbringt die Leistungen mit fachlicher Sorgfalt.
Ergebnisse hängen jedoch von System, Constraints und Entscheidungen des Auftraggebers ab.

Soweit gesetzlich zulässig:

Haftung nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit
bei einfacher Fahrlässigkeit nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten
Haftungshöhe begrenzt auf die in den letzten [3] Monaten gezahlten Honorare

11. Datenschutz

Beide Parteien halten die geltenden Datenschutzgesetze (z. B. DSGVO) ein.
Erforderliche Auftragsverarbeitungsverträge werden bei Bedarf geschlossen.

12. Sonstiges

Selbstständigkeit:
Der Anbieter handelt als unabhängiger Auftragnehmer.

Abtretung:
Abtretungen nur mit schriftlicher Zustimmung beider Parteien.

Rechtswahl und Gerichtsstand:
[Deutschland / Bundesland], Gerichtsstand: [Ort], sofern zwingendes Recht nichts anderes vorsieht.

Gesamtvereinbarung:
Diese Vereinbarung bildet die vollständige Abrede.
Änderungen bedürfen der Schriftform (E-Mail ausreichend).